Algemene verkoopvoorwaarden

Rue des Trois Ponts 29, 6680 Amberloup (Sainte-Ode), België
Ondernemingsnummer / btw: BE 0781.941.942 · info@lerelaisdorti.be · +32 61 55 90 29

Geconsolideerde versie van 29 oktober 2026, bijgewerkt op 3 november 2026

1. Toepassingsgebied en aanvaarding

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle reservaties en diensten van Le Relais d’Orti SRL: overnachtingen, gastronomisch restaurant, bistro, cadeaubonnen, groepsmaaltijden, recepties, banketten, seminaries en privé- of bedrijfsevenementen.

Door te reserveren aanvaardt de klant deze voorwaarden, die vóór de bevestiging van de reservatie worden meegedeeld. Afwijkingen zijn uitsluitend mogelijk na schriftelijk akkoord. Wie reserveert voor derden of namens een onderneming, is verantwoordelijk voor de betaling van de bestelde diensten, tenzij anders overeengekomen.

2. Reservatie, voorschot en betaling

Om een reservatie definitief te maken, is een voorschot van 50 % van het totale reservatiebedrag of de aanvaarde offerte vereist. De reservatie wordt bevestigd na aanvaarding van de toepasselijke voorwaarden en ontvangst van het voorschot, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Voor groepen en evenementen vermeldt een offerte de overeengekomen diensten, datum, uren, het geschatte aantal gasten en de prijs. De schriftelijke aanvaarding ervan en de betaling van het voorschot van 50 %, of van een vooraf overeengekomen bedrag, maken de reservatie definitief.

Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro en inclusief btw, tenzij anders vermeld. Het saldo wordt betaald volgens de bij de bevestiging meegedeelde modaliteiten; voor evenementen is dit normaal gezien verschuldigd na afloop. Overeengekomen extra consumpties en diensten worden afzonderlijk aangerekend.

3. Annulering door de klant — essentiële regeling

Elke annulering moet schriftelijk aan de zaak worden meegedeeld.

Annulering uiterlijk 7 kalenderdagen vóór de geplande aankomst- of evenementdatum: het betaalde voorschot (50 % van het totale reservatiebedrag) wordt volledig terugbetaald. De terugbetaling gebeurt binnen maximaal 7 werkdagen en, waar mogelijk, via het oorspronkelijke betaalmiddel.

Annulering minder dan 7 kalenderdagen vóór de geplande aankomst- of evenementdatum, of bij niet-opdagen: het volledige betaalde voorschot blijft verworven door de zaak en wordt niet terugbetaald.

Bij een vervroegd vertrek uit het hotel blijft het volledige bedrag van het oorspronkelijk geboekte verblijf verschuldigd.

Deze bepalingen gelden onverminderd de dwingende wettelijke voorschriften en bijzondere voorwaarden die uitdrukkelijk schriftelijk zijn aanvaard.

4. Wijzigingen van reservaties

Verzoeken om wijziging van data, uren, kamertype, diensten of gereserveerde ruimtes moeten zo spoedig mogelijk worden meegedeeld. Wijzigingen zijn afhankelijk van de beschikbaarheid en kunnen een prijsaanpassing met zich meebrengen.

Een door de klant gevraagde verplaatsing naar een andere datum geldt niet automatisch als een kosteloze annulering. De voorwaarden worden schriftelijk overeengekomen.

Indien een kamer door een fout die aan de zaak te wijten is niet beschikbaar is, worden de ontvangen bedragen terugbetaald. Met instemming van de klant kan een andere datum of kamercategorie worden voorgesteld.

5. Hotel: aankomst, vertrek en gebruik van de accommodatie

De kamers zijn beschikbaar vanaf 16.00 uur op de aankomstdag en moeten op de vertrekdag uiterlijk om 11.00 uur worden vrijgemaakt, tenzij bijzondere voorwaarden schriftelijk zijn bevestigd.

Bij aankomst ontvangt de klant een magnetische toegangskaart; verlies ervan moet onmiddellijk aan de receptie worden gemeld. De klant respecteert de maximale kamerbezetting, de rust in het gebouw, het huishoudelijk reglement en de veiligheidsvoorschriften.

Decoratievoorwerpen en meubilair mogen niet zonder toestemming worden verplaatst. Roken is verboden in de kamers en gemeenschappelijke ruimtes.

Vastgestelde schade of verdwenen voorwerpen moeten onmiddellijk worden gemeld. Aantoonbare kosten voor herstelling of vervanging kunnen worden aangerekend aan de verantwoordelijke, ook wanneer de schade is veroorzaakt door begeleidende personen, kinderen of huisdieren.

De kosten voor het terugsturen van achtergelaten voorwerpen zijn ten laste van de klant.

6. Gastronomisch restaurant en bistro

Allergieën, intoleranties en bijzondere voedingsvoorschriften worden bij voorkeur al bij de reservatie meegedeeld. De zaak zal binnen de mogelijkheden van haar keuken alles in het werk stellen om het aanbod aan te passen, maar kan onbedoelde sporen van allergenen niet volledig uitsluiten.

In het gastronomisch restaurant is de menukeuze, omwille van de harmonie van de service, voor de hele tafel identiek.

Voor restaurantreservaties waarvoor een voorschot wordt gevraagd, gelden de bevestigings- en annuleringsvoorwaarden van artikelen 2 en 3.

7. Groepen en evenementen: gasten, menu’s en organisatie

Het definitieve aantal gasten moet uiterlijk 7 kalenderdagen vóór het evenement worden meegedeeld. Dat aantal vormt de basis voor de aankopen, de voorbereiding en de personeelsplanning.

Een latere vermindering van het aantal deelnemers vereist het akkoord van de zaak; de maaltijden die voor de bevestigde gasten waren voorzien, kunnen volgens de bijzondere afspraken in de offerte alsnog worden aangerekend. Een verhoging is afhankelijk van de capaciteit en de bevoorradingsmogelijkheden; extra deelnemers worden tegen het overeengekomen tarief gefactureerd.

Menukeuzes, drankenformules, allergieën en bijzondere voedingsbehoeften worden bij voorkeur 7 dagen vóór het evenement, of zodra ze bekend zijn, meegedeeld. Laattijdige verzoeken worden onderzocht naargelang de mogelijkheden.

De ruimtes zijn uitsluitend toegankelijk tijdens de overeengekomen uren. Elke verlenging vereist voorafgaande toestemming en kan bijkomend worden aangerekend, onder meer wegens extra personeelsinzet. De toegestane capaciteit en veiligheidsvoorschriften moeten worden gerespecteerd.

Externe dienstverleners (decorateurs, animatoren enz.), technische installaties en bijzondere decoraties vereisen voorafgaande toestemming van de zaak. Eventuele extra kosten worden meegedeeld vóór ze worden aangegaan.

8. Cadeaubonnen

Cadeaubonnen kunnen online worden besteld vanaf € 50 en online worden betaald met een bankkaart of Bancontact via Stripe, of ter plaatse contant of met een betaalkaart. Bij betaling ter plaatse wordt de bon na ontvangst van de betaling overhandigd of verzonden.

Afhalen aan de receptie is gratis; verzending per post kost € 6,50. De cadeaubon is twee jaar geldig vanaf de aankoopdatum en kan worden gebruikt voor diensten van het hotel, het gastronomisch restaurant en de bistro.

Cadeaubonnen worden uitgegeven zonder btw; bij gebruik ervan wordt de btw aangerekend die van toepassing is op de betreffende dienst. De bon kan niet worden ingewisseld voor contant geld; een eventueel restsaldo blijft bruikbaar tot de vervaldatum.

Herroepingsrecht: bij een online aankoop heeft de consument 14 dagen vanaf de ontvangst van de cadeaubon om zonder opgave van redenen af te zien van de aankoop, op voorwaarde dat de bon nog niet werd gebruikt. Een e-mail aan info@lerelaisdorti.be volstaat. Het betaalde bedrag wordt binnen 14 dagen terugbetaald via het oorspronkelijke betaalmiddel; eventuele verzendkosten blijven verschuldigd als de bon al werd verstuurd.

9. Aansprakelijkheid en gedrag

De klant moet de lokalen, uitrusting en het meubilair zorgvuldig en voorzichtig gebruiken. Schade die aan de klant kan worden toegerekend, kan aanleiding geven tot de aanrekening van de werkelijke en aantoonbare herstel- of vervangingskosten.

Bij ernstig storend of gevaarlijk gedrag kan de directie, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving, de nodige maatregelen nemen om personen en installaties te beschermen.

De aansprakelijkheid van Le Relais d’Orti voor persoonlijke bezittingen die hotelgasten meebrengen, is beperkt tot de gevallen en bedragen die de wet bepaalt. Wij raden aan om geen waardevolle voorwerpen onbewaakt achter te laten in de kamers of gemeenschappelijke ruimtes.

10. Overmacht en annulering door de zaak

Wanneer overmacht de uitvoering van een dienst onmogelijk maakt, zoeken de partijen eerst naar een passende oplossing, zoals een verplaatsing naar een andere datum. Indien de uitvoering definitief onmogelijk wordt, worden de betaalde bedragen behandeld overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Bij een annulering die aan de zaak te wijten is, en niet het gevolg is van overmacht of een fout van de klant, worden de betaalde bedragen terugbetaald, onverminderd eventuele wettelijke rechten op schadevergoeding.

11. Bescherming van persoonsgegevens

Le Relais d’Orti SRL verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG – EU 2016/679), onder meer voor reservaties, dienstverlening, facturatie en noodzakelijke communicatie.

Commerciële berichten worden verstuurd met inachtneming van de toepasselijke regels en het recht om toestemming in te trekken of bezwaar te maken. Verzoeken om inzage, rectificatie en andere vragen over persoonsgegevens kunnen worden gericht aan info@lerelaisdorti.be.

12. Toepasselijk recht, geschillen en talen

Op deze voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Bij geschillen streven de partijen eerst naar een minnelijke oplossing. Lukt dat niet, dan is elk geschil voorbehouden aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Luxemburg (afdeling Neufchâteau), onverminderd de dwingende bevoegdheidsregels die de consument beschermen.

De Franstalige documenten dienen als basis voor de interpretatie. Bij verschillen tussen taalversies van deze voorwaarden geldt de Franse versie als referentie, onverminderd de toepasselijke dwingende wettelijke bepalingen.

Aanvaarding van de voorwaarden

Door zijn reservatie of bestelling te bevestigen, verklaart de klant kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en ze te aanvaarden.